ความรู้สึกสับสนวุ่นวายมักจะเกิดขึ้นในชีวิตประจำวันเสมอต่อให้วันนั้นคุณมีการวางแผนที่ดีแล้วก็ตาม ความผิดพลาดหรือสิ่งที่คาดไม่ถึงมักจะแอบแฝงอยู่ได้ตลอดเวลา คุณเคยถามตัวเองไหมว่าคุณจะต้องจัดการกับสิ่งเหล่านี้ยังไง
หากคุณมีความตั้งใจอย่างแรงกล้าที่อยากจะหยุดยั้งความสับสนวุ่นวายเหล่านี้เพื่อคุณจะได้เดินตามทางวิธีการที่คุณได้กำหนดเพื่อสร้างเป้าหมายของคนในแต่ละวันให้สำเร็จ เรามีคำแนะนำดี ๆ และวิธีปฏิบัติอย่างถูกต้องเพื่อให้คุณก้าวข้ามความรู้สึกและความผิดพลาดเหล่านี้ หรือแม้กระทั่งให้ความรู้สึกวุ่นวายอยู่ห่าง List ที่คุณจะต้องทำในแต่ละวัน
การมีแนวคิดเป็นของตัวเองเป็นสิ่งที่น่าชื่นชมที่สุดดังนั้นคุณไม่ควรปล่อยโอกาสที่จะเป็นคนที่มีแนวคิดและเป็นคนมีระเบียบให้หลุดออกไปเพียงเพราะสิ่งรบกวนจากความวุ่นวายและความสับสนในการใช้ชีวิตประจำวันของคนเรานี้ มาดูกันว่าคุณควรปฏิบัติตัวเองหรือปรับเปลี่ยนอย่างไรที่ถูกต้องเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี
ทำไมการทำ To-Do Lists ไม่สำเร็จ
มันเหมือนโดนคําสาปจริง ๆ เมื่อคนเราต้องการที่จะตั้งใจทำอะไรสักอย่างแต่มันเหมือนจะต้องมีบางสิ่งบางอย่างเข้ามาบดบังความสำเร็จนั้นเกือบทุกครั้งไป มาดูรูปธรรมของการเข้ามาขัดขวางการทำ To-Do Lists ที่ทำเท่าไหร่ก็ไม่สำเร็จสักครั้ง มาดูสาเหตุเหล่านี้กัน
- คุณรู้สึกหนักใจเมื่อเริ่มมองเห็นทุกสิ่งที่ต้องทำ
- คุณไม่รู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของรายการในลิสต์
- คุณกำลังรู้สึกว่าสิ่งที่ต้องทำเพิ่มขึ้นไม่มีทีท่าที่จะลดลง
- คุณเริ่มมีความรู้สึกสับสนเมื่อเห็นงานบ้านผสมกับงาน
ปัจจัยเหล่านี้ถูกพิสูจน์มาแล้วว่าเป็นตัวการหลักที่จะรบกวน To-Do Lists ของคุณ แต่หากคุณลองสังเกตดีๆทั้งหมดนี้มันมาจากแนวความคิดและความรู้สึกของคุณมันไม่ได้มีผลมาจากคนอื่น ๆ นั่นหมายความว่าคุณเท่านั้นที่จะเป็นคนจัดการความรู้สึกเรานี้ให้ออกไปหรือหมดไปจากกระบวนความคิดของคุณ
เทคนิคการทำ To-Do Lists ให้ได้ผล
1. การจัดหมวดหมู่
หากเรากำลังพูดถึงงานการจัดหมวดหมู่หรือ Categorize มันเป็นการแยกหมวดหมู่ของงานทั้งหมดของคุณเช่น การแยกเป็นชื่อโครงการ กระบวนการทำงาน ตัวติดตามผล หมายเหตุ สำหรับการแยกตรงช่องหมายเหตุจะเป็นช่องสำหรับการเตือนความจำ ต่อให้คุณมีงานล้นมือแค่ไหนแต่คุณทำงานตามการแยกย่อยเหล่านี้ ผลลัพธ์ของมันก็จะออกมาค่อนข้างดีเพราะเป็นการช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีสติและทำตามขั้นตอนดังนั้นผลลัพธ์ที่ออกมาจะไม่ทิ้งห่างจากผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมสักเท่าไหร่
2. การประมาณการ
การประมาณการ หรือ Estimations เป็นการคำนวณระยะเวลาการทำงาน ซึ่งสิ่งนี้คุณจำเป็นที่จะต้องรู้ข้อจำกัดของงานของคุณเสียก่อนคุณจึงจะสามารถประมาณระยะเวลาการทำงานได้อย่างแม่นยำ คุณสามารถฝึกการประมาณการในเบื้องต้นได้จากที่บ้านเช่น ให้คุณลองประมาณการเวลาในการปรุงอาหาร เวลาในการหุงข้าว ให้คุณทำในทุกๆวันสิ่งเหล่านี้จะเป็นการฝึกให้คุณได้รู้จักกำหนดเวลาที่แท้จริง และการทำซ้ำบ่อยๆจะทำให้คุณสามารถประมาณการเวลาในการทำงานได้อย่างชัดเจนขึ้น
3. การจัดลำดับความสำคัญ
วิธีนี้ก็จะเป็นวิธีที่เราจะได้ยินในหลักการทั่วไปของการทำงาน การจัดลำดับความสำคัญจะเป็นตัวที่จะทำให้งานเกิดความสำเร็จและเสร็จได้ทันตามเวลา อีกทั้งยังช่วยในการปรับกระบวนการทางความคิดให้คุณเป็นนักพัฒนาความคิดและเป็นนักวางแผน และประเภทของการจัดลำดับที่สำคัญมีดังนี้
- สำคัญและเร่งด่วน
- ไม่ด่วนแต่สำคัญ
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
- ไม่สำคัญหรือเร่งด่วน
ทั้ง 4 ประเภทนี้จัดว่าเป็นการจัดลำดับความสำคัญที่เรียงตามลำดับได้อย่างถูกต้อง ให้คุณใช้การจัดลำดับไล่ตามแต่ละประเภทเหล่านี้ มันจะทำให้คุณสามารถมองเห็นภาพของงานของคุณได้ละเอียดมากขึ้น และจะทำให้คุณกลายเป็นคนที่เรียงลำดับงานได้อย่างเป็นระเบียบ
4. การตรวจทานหรือการตรวจสอบ
การตรวจทานหรือการตรวจสอบในที่นี้ เรากำลังจะหมายถึงเมื่อไหร่ที่คุณได้ทำงานของคุณเสร็จสิ้นตามกระบวนการทั้งหมดแล้ว คุณจำเป็นที่ต้องย้อนกลับมารีวิวหรืออ่านมันซ้ำอีกครั้งและมองหาส่วนที่จะต้องแก้ไข และปัจจัยที่สำคัญของการเริ่มทำกระบวนการตรวจทานหรือตรวจสอบนี้นั่นก็คือการประมาณการเรื่องของเวลาการทำงานเพื่อให้เหลือเวลาในการตรวจสอบด้วย
คุณอาจจะใช้การทำงานเป็นรายสัปดาห์ เพื่อให้การตรวจสอบรายสัปดาห์สามารถเข้าถึงรายละเอียดได้มากขึ้น มันเป็นการสรุปการทำงานระยะสั้นที่จะทำให้คุณสามารถแก้ไขผลงานได้ทันท่วงที การย่อภาพรวมของงานมาเป็นระดับรายสัปดาห์จัดว่าเป็นการวางแผนการทำงานที่ดีทีเดียว เพราะมันจะทำให้การทำงานดูกระชับขึ้น และให้การตรวจสอบที่ง่ายขึ้น สุดท้ายก็คือจะทำให้เกิดความผิดพลาดน้อยลงหรืออาจจะไม่เกิดขึ้นเลย
เมื่อไหร่ที่คุณสามารถจัดการอุปสรรคต่าง ๆที่จะเข้ามาสร้างความวุ่นวายให้กับ To-Do Lists ของคุณ ถึงแม้ว่าคุณจะตกอยู่ในห้วงเวลาเหมือนกับอยู่ในหลุมดำหรือความสับสนวุ่นวายอย่างที่สุด แต่คุณก็จะเอาชนะมันได้และคุณจะสามารถก้าวข้ามมันได้หลังจากที่คุณได้ทำตามวิธีต่าง ๆ ทั้งหมดนี้
คุณสามารถหลุดออกจากหลุมดำที่เป็นสภาวะกดดัน คุณจะสามารถหลุดออกจากความสับสนวุ่นวาย สำหรับตอนนี้เราแนะนำให้คุณเริ่มหยิบปากกาและกระดาษขึ้นมาใหม่เพื่อลองทำ To-Do Lists อีกครั้ง และปฏิบัติตามแผนการทั้งหมดนี้เราเชื่อว่าคุณจะรู้สึกถึงการก้าวข้ามและการเป็นคนใหม่ที่นิ่งและมีสติมากกว่าเดิม